Haal meer uit je nieuwjaarsreceptie

25 jan 2023

De nieuwjaarsreceptie. We kennen ze allemaal. Voor de één een plichtpleging. Voor de ander een gelegenheid om te netwerken. Maar hoe kun je als branchevereniging meer uit deze gelegenheid halen? Het Branche Bureau ondersteunde Vexpan hierbij.

Aanleiding
In coronatijd waren er minder activiteiten om te netwerken, kennis te delen en business te genereren. De vorige editie moest door de lockdown online plaatsvinden en was in de vorm van een nieuwjaarstalkshow met externe sprekers. Ook is het bestuur in deze periode deels vernieuwd. Na het opzetten van grote projecten is er de wens om meer aandacht te schenken aan de werkgroepen.

Doel
– Versterken verbinding met de leden
– Nieuwe bestuursleden een gezicht geven
– Netwerken faciliteren
– Inventariseren kennisbehoefte
– Leden betrekken bij Landelijk Actieprogramma Parkeren & Verblijven

Concepting
We hebben een concept bedacht dat:
– in organisatie behapbaar is en laagdrempelig
– past bij de doelen en doelgroepen
– een communicatieboodschap uitstraalt
– interactie genereert met de leden
– aansluit bij de uitstraling van de vorige editie
– als basis dient om het nieuwe jaar een flinke boost te geven

Borrel, Bites & Business
Na de online nieuwjaarstalkshow van vorig jaar met externe sprekers, gaan we de leden zelf letterlijk in de spotlights zetten. Onder het mom van ‘Pitches, plannen en mijlpalen’ bieden we hun plannen een podium en nodigen hen uit een pitch te geven. Dan hoeft niemand PowerPoint presentaties te maken en is inhoudelijke afstemming niet nodig. Zij kunnen vertellen wat zij te bieden hebben, waarin zij samenwerking zoeken met andere leden of wat hun mijlpaal in het nieuwe jaar wordt. De pitches worden gegeven vooraf aan de 3 rondes aan de thematafels, dit geeft afwisseling en inhoud.

Thematafels
Het bestuur wil de leden nog beter leren kennen: wat kunnen zij voor de vereniging en andere leden betekenen. Bovendien willen zij de leden bij het Landelijk Actieprogramma Parkeren & Verblijven betrekken. Daarnaast willen zij leden faciliteren in het netwerken, door andere leden te leren kennen naast het ontmoeten van bekenden. Hiervoor gebruiken we een werkvorm die interactie genereert. We organiseren Thematafels. Netwerken met een inhoudelijke twist door te sparren tijdens de statafelpraat.

   

In drie rondes van 15 minuten denken leden met elkaar mee in de thema’s van het landelijk actieprogramma. In 15 minuten schrijven zij hun ideeën en opmerkingen op de achterkant van Vexpan bierviltjes. Echt schrijven, veel leuker dan weer een Mentimeter. En passend bij ‘Borrel, Bites & Business’. Na 15 minuten wisselen de leden van tafel om bij een volgend thema mee te denken. De bestuursleden zijn de gespreksleiders.
Na het inhoudelijke deel wordt er geproost en vindt de netwerkborrel plaats.

Communicatie
We laten de boodschap ‘2023: samen aan de bak!’ in alle communicatie uitingen terugkomen. In de speech van de voorzitter, in de uitnodiging, in banners, op sociale media, op een bierviltje. We hebben een uitnodigende tekst geschreven voor de e-mailuitnodiging en de website en nieuwsbrief.
Om op te vallen, maakten we er een nieuwsgierig makend gifje bij.

De nieuwjaarsreceptie vond bij ons in de zaal in Naarden plaats. Daar hebben wij letterlijk een podium met spotlights geplaatst met een feestelijke achtergrond. Samen met onze cateraar hebben wij gezorgd voor de aangeklede borrel.

Resultaat
En het mooie is dat de leden in de pitches inspeelden op wat ze samen met Vexpan en de leden willen doen. Precies wat het bestuur wilde bereiken. De leden reageren enthousiast op het concept. ‘Dit is veel leuker dan ‘alleen’ een receptie.’ ‘Een geslaagde formule.’ ‘Wat hebben we veel bruikbare feedback ontvangen.’ ‘We zijn het jaar voortvarend gestart en alle doelen zijn bereikt.’

Meer weten?
Wilt u dat we meedenken in de interactie met uw leden of in het organiseren van een evenement en de promotie daarvan? Neem dan contact met ons op via [email protected] Of bel ons op 035 – 542 74 00. 

Andere cases